Beskrivelse af hvordan personoplysninger håndteres i Grundejerforeningen Amtoft Sommerhusområdet.

Dataforordringsloven kræver at vi i foreningen dokumenter hvordan vi i grundejerforeningen håndtere oplysninger om medlemmernes personlige data.

Bestyrelsen har adgang til alle data.

Foreningen videregiver ikke oplysninger uden godkendelse fra medlemmerne, dog udleveres medlemsliste til revisorerne.

Gruppeinformationer sendes via Bcc så man kun kan se egene data.

Alle nye medlemmer får en mail/brev om hvilke oplysninger foreningen har.

Foreningen har brug for:

1. Hvem der ejer en matrikel med eller uden bebyggelse.

2. Hjemmeadresse.

3. Ferieadresse.

4. Mail adresse.

5. Telefon nummer.

6. Medlemsnummer følge matriklen.

Disse oplysninger bruges til at:

1. Sender informationer til medlemmer.

2. Kontingent opkrævninger.

3. Der kan opstå situationer hvor bestyrelsen skal i kontakt med grundejeren enten på mail eller telefon.(f.eks. dræn, vand, el, indbrud)

4. Enkelte medlemmer får information og kontingent sendt pr. post.

Opbevaring af personoplysninger:

1. Alle person oplysninger opbevares på kasserens personlige computer.

2. Dokumenter med personoplysning gemmes med en kode.

3. Dokumenter gemmes med kode som kun brugerne har kendskab til

4. Der tages sikkerheds kopi som opbevares på USB stik.

5. Når computer og USB stik ikke er i brug opbevares disse i aflåst skab.

6. Sikkerhed kopi opbevares i anden aflåst skab/skuffe.

7. Et medlem kan til en hvilken som helt tid få oplyst hvilke persondata foreningen har.

8. Man er medlem så længe man er ejer af en matrikel.

9. Medlemmet slettes straks efter bestyrelsen har kendskab til salget.

10. Den nye ejer får samme medlemsnummer som den tidligere ejer.

Bestyrelsen